Todos los capítulos de estudiantes de IEEE EMBS R9 están invitados a enviar una propuesta para albergar y organizar el ISC 2022. El documento de solicitud (que debe redactarse siguiendo las pautas a continuación) será evaluado por el Comité ISC R9 de acuerdo con el siguiente cronograma:
5 de abril de 2021: Se abre la convocatoria de propuestas, preselección
- 30 de mayo de 2021: Se cierra la pre-proyección de la convocatoria de propuestas
- 25 de junio de 2021: Notificación de resultados de preselección
- 29 de junio – 28 de agosto de 2021: Preparación de la propuesta final
- 29 de agosto de 2021: cierra la convocatoria de propuestas
- 30 de agosto – 17 de septiembre de 2021: Selección de finalistas
- 20-24 de septiembre de 2021: Entrevistas finalistas
- 15 de octubre de 2021: Notificación de resultados
- 6 de noviembre de 2021: Presentación del equipo seleccionado durante el ISC 2021
Selección previa de la propuesta de ISC:
https://forms.gle/3XnwB4j5dsEQHq5M6
Directrices para la propuesta final de ISC
La propuesta final de ISC debe contener los siguientes elementos, bien organizados y descritos en su totalidad:
- Motivación / Descripción
- Tema: Informa el tema particular de toda la conferencia
- Metas y resultados esperados
- Fechas provisionales: incluye opciones de fecha primaria y secundaria. Debe ser entre el 15 de octubre y el 15 de noviembre
- Asistencia esperada: socios y no socios
- Comité Organizador (CO): al menos un club o capítulo estudiantil de EMBS, más miembros del comité asesor. El CO debe tener la aprobación de su departamento académico. El CO debe tener como mínimo (a) presidente, (b) vicepresidente, (c) presidente del programa técnico y (d) presidente de finanzas. El comité asesor debe tener al menos dos miembros profesionales, con al menos un miembro de la facultad de una de las instituciones organizadoras. Enumere utilizando una tabla e incluya el nombre, la función y la dirección de correo electrónico de cada miembro. Se debe enumerar la experiencia previa relevante de los miembros / capítulos del CO y los miembros del comité asesor. Deben tenerse en cuenta consideraciones de diversidad e inclusión.
- Comité de Programa Internacional (IPC): lista de miembros activos de los capítulos estudiantiles de EMBS que estarán en el comité con su información de contacto. El IPC debe ayudar activamente al CO para asegurar la participación de los capítulos de toda la región de América Latina
- Ubicación e información de viaje: describa los detalles de la ciudad donde se llevaría a cabo el evento que sean relevantes para el ISC, incluido el atractivo como destino de viaje, la facilidad para viajar (tiempo promedio de viaje y costo para viajar dentro de la ciudad) y la relevancia del ciudad elegida para ciencias / ingeniería biomédica / EMBS
- Lugar: elección del lugar, incluida la capacidad y el número / costo de las habitaciones de hotel cercanas. Describa cualquier plan para organizar una conferencia híbrida (virtual + en persona) o completamente virtual
- Restricciones de viaje y requisitos de visa, si corresponde: proporcione cualquier información sobre los países que requieren visa, el costo y el tiempo de procesamiento
- Estrategias de R&R: uno de los resultados más importantes de los ISC R9 es aumentar y mantener el número de estudiantes miembros en la región. La propuesta debe incluir estrategias para reclutar y retener a los miembros estudiantes de EMBS, incluidos planes para financiar o subsidiar membresías para los participantes
- Programa técnico: describa la estructura general de la conferencia (es decir, áreas para las sesiones técnicas, talleres, desafíos, oradores principales, etc.). Se prestará especial atención a la descripción de las innovaciones propuestas por el CO para hacer del ISC una experiencia más única y relevante
- Programa social y cultural: proporcione una descripción de los eventos sociales planificados para la conferencia
- Programa de formación de voluntarios: proporcione una descripción de los eventos de formación planificados para los estudiantes voluntarios de EMBS en la conferencia. Como mínimo, debe incluir la reunión anual de los Capítulos Estudiantiles de EMBS R9
- Diversidad, equidad e inclusión: describa cómo se manejará esto en la conferencia
- Presupuesto estimado: resuma cualquier información presupuestaria conocida (incluidas opciones optimistas y pesimistas, ingresos y gastos) y describa cómo se manejarán las finanzas
- Financiamiento: describa y documente si tiene algún financiamiento disponible, y describa estrategias para asegurar fuentes de financiamiento para el evento
- Información adicional: proporcione cualquier información adicional que sea de utilidad
El documento de la propuesta debe estar redactado en inglés
Envíe sus preguntas o comentarios a la presidenta del Comité ISC de R9, Lizeth Vega Medina (lizvega@ieee.org).
Puede observar un ejemplo en el siguiente enlace